Comment organiser un séminaire en ligne ?

Autrefois réservés aux entreprises de la tech et aux multinationales ayant des équipes aux quatres coins de la planète, les séminaires en ligne sont de plus en plus populaires ces dernières années pour tous types d’entreprises.

Les raisons qui expliquent ce succès sont évidentes : le développement de la technologie numérique a considérablement baissé les contraintes logistiques des séminaires en ligne, et la multiplication des applications où héberger vos webinars et autres conférences en ligne a entraîné une vague de prise de conscience sur la réelle nécessité de se déplacer pour effectuer des présentations.

Nombre d’entreprises ont ainsi réalisé que leurs équipes pouvaient assister à un séminaire directement depuis leur bureau, depuis chez eux ou bien dans des espaces de coworking, qui à défaut d’offrir une proximité parfaite ont le mérite de leur faire économiser un budget de transports, logements et défraiements importants.

Pour couronner le tout, l’épidémie du Covid-19 a forcé de nombreux travailleurs à bousculer leurs habitudes et a entraîné une adoption de cette nouvelle technologie à une vitesse impensable quelques mois auparavant. L’équivalent de plusieurs années de progrès et d’adoption de nouvelles manières de travailler ont pu être réalisés en quelques semaines seulement.

Les points communs entre un séminaire en ligne et hors ligne

Si les différences entre un séminaire hors ligne et en ligne sont assez évidentes, l’organisation d’un séminaire en ligne a cependant de nombreux points communs avec celle de leurs cousins.

Les objectifs de votre séminaire doivent tout d’abord être parfaitement clairs, avec un rétroplanning et un programme bien établis. Il n’y a rien de pire qu’un séminaire en ligne mal organisé où vos convives vous attendent sagement derrière leur ordinateur.

Les conférences et formats webinar permettent de faire intervenir des speakers, conférenciers et de réaliser des séminaires aussi bien éducatifs qu’inspirants ou encore interactifs avec vos participants.

Tout comme un séminaire classique, il sera indispensable de segmenter votre séminaire en ligne suivant les objectifs que vous vous êtes fixés, et donc d’allouer des moments dédiés aux conférences et d’autres dédiés à la discussion ou à la prise de questions comme vous le feriez en chair et en os.

Les outils pour réaliser vos séminaires en ligne

L’un des avantages des séminaires en ligne, c’est qu’ils sont peu chers à mettre en place.

L’outil indispensable auquel penser en premier est un micro de bonne facture. Si la webcam est souvent un accessoire dont vous pouvez presque vous dispenser, un séminaire en ligne réussi nécessite absolument un son clair pour être professionnel.

Pour les outils de diffusion de votre séminaire, plusieurs choix s’offrent à vous. Les désormais bien connus Zoom, Skype, et autres Microsoft Teams peuvent être suffisants pour les réunions en petit comité où l’interaction entre participants est expressément recherchée.

Pour les webinars et conférences, des outils plus sophistiqués seront nécessaires, qui permettront notamment de contrôler quand vos convives peuvent ou non prendre la parole. Parmi ceux-ci, nous pouvons citer Livestorm, GoToWebinar, ClickMeeting ou encore Webikeo.

Soyez méthodique, organisé et prévoyant et vous verrez rapidement que votre séminaire en ligne est bien plus simple à organiser et mettre en place que les séminaires traditionnels.