Trouver une date pour votre séminaire

Choisir une date de séminaire peut être un véritable casse-tête. Vous souhaitez à la fois que votre lieu de séminaire soit disponible, mais aussi vos convives, vos intervenants et parfois même que la saison soit la bonne pour les séminaires en plein air ou dans des endroits insolites.

Généralement, si l’un de ces facteurs est le plus en tension, c’est celui qui décidera de la date finale de votre événement. Si plusieurs facteurs sont importants, un compromis sera à trouver pour convenir au plus grand monde.

Passons en revue les cas de figures dans lesquels vous pouvez vous trouver pour choisir votre date de séminaire.

Choisir une date en fonction des disponibilités de votre lieu de seminaire

Si votre lieu de séminaire est en forte demande, il est probable que vous n’ayez pas beaucoup d’options pour vos dates de séminaires. Par exemple, certains espaces de congrès ou certains hôtels peuvent être particulièrement plébiscités à certaines saisons.

Si le lieu où se déroule votre séminaire n’est pas le plus important pour vous, vous pouvez opter pour un autre établissement. Mais si pour une raison ou pour une autre vous souhaitez absolument organiser votre séminaire dans un établissement avec des disponibilités limitées, il vous sera peut-être nécessaire de l’organiser en fonction des dates où vous pouvez être accueilli.

Si vous savez à l’avance que vous souhaitez organiser un séminaire dans un lieu emblématique à même d’avoir peu de disponibilités pour vous accueillir, essayez de le prévoir et de réserver votre lieu le plus en amont possible.

Prévoir une date qui respecte les disponibilités de vos convives

Parfois, ce sont vos convives qui se font rares. Il faut dire que les séminaires entre professionnels s’articulent généralement autour d’emplois du temps particulièrement chargés.

Il n’est donc pas surprenant que certaines entreprises tentent d’organiser leurs séminaires à un moment où leurs équipes sont les moins sollicitées.

Si vous êtes dans ce cas présent, ou que vous attendez des clients, équipes, ou autres invités qui sont peu disponibles, vous devrez sans doute choisir la date de votre séminaire en fonction de cette contrainte plutôt que les autres.

Adapter votre date en fonction de vos intervenants

De nombreux séminaires incluent des intervenants qui peuvent être plus ou moins populaires et donc en demande.

Ces conférenciers, speakers et autres animateurs peuvent assurer une certaine publicité à votre événement, mais également ajouter certaines contraintes si vous tenez absolument à vous les offrir pour votre séminaire.

Si vous souhaitez inviter des célébrités pour intervenir lors de votre séminaire, le plus tôt sera le mieux, et à défaut, vous risquez de devoir adapter la tenue de votre événement en fonction de leurs disponibilités si leur venue est capitale pour vous.

Trouver une date de séminaire en fonction des saisons

Certains séminaires sont par essence saisonniers et ne laissent que peu d’options dans le choix des dates.

C’est en particulier le cas pour tous les séminaires en extérieur qui sont intrinsèquement liés aux conditions climatiques : les séminaires au ski, à la mer ou avec de nombreuses activités au grand air ne peuvent simplement pas être planifiés n’importe quand.

Lorsque vous combinez ces disponibilités limitées à celles de vos convives, de vos intervenants et d’autres facteurs comme les vacances scolaires, le choix de la date peut alors vite être très limité.