Organiser un séminaire requiert de nombreuses réflexions stratégiques et une organisation millimétrée pour s’assurer que votre événement ne soit pas une perte de temps pour vous comme pour vos convives.

Afin de vous accompagner dans la gestion de votre séminaire, nous vous avons préparé un guide complet qui vous permet de ne manquer aucune étape qui pourrait avoir des conséquences désastreuses sur votre événement.

Suivez le guide pas à pas et vous aurez une base solide pour organiser votre séminaire sans encombre.

Définir les objectifs de votre séminaire

Avant de vous lancer tête baissée dans votre séminaire, tâchez d’en définir les objectifs. Chaque entreprise a ses propres raisons qui la poussent à organiser un séminaire, et la forme que ce dernier prend peut changer du tout au tout en fonction des besoins de chacune.

Journée d’étude ou de formation pour la montée en compétence de vos équipes, team building pour souder vos participants ou encore séminaire résidentiel pour vos incentives afin de récompenser des performances, à vous de décider.

Cette étape est cruciale, et c’est elle qui déterminera toutes les suivantes.

Découvrez nos conseils pour définir les objectifs de votre séminaire.

>Définir vos objectifs de séminaire

Thèmes et formats de séminaire : les clés pour bien les choisir

Choisir un thème ou un format de séminaire vient généralement naturellement une fois que les objectifs ont été bien déterminés.

Que vous cherchiez à organiser un séminaire instructif, un séminaire fun ou un événement entre les deux, suivez notre guide pour vous aider à déterminer les thèmes et formats de séminaires qui s’adapteront le plus aux besoins et objectifs que vous vous êtes fixés.

> Choisir vos thèmes et formats de séminaire

Allouer un budget à votre séminaire : une étape stratégique

Lorsque vous avez les grandes lignes de votre séminaire tracées, vous pouvez vous pencher sur un autre point essentiel à même de changer du tout au tout votre événement : son budget.

Que vous soyez une PME, un organisateur indépendant ou une multinationale, il n’y a généralement pas de séminaire sans une discussion préalable avec votre comptable, votre DAF ou ceux de vos clients. Un mal nécessaire pour que votre séminaire ne se termine pas avant d’avoir commencé faute de trésorerie.

Voici nos conseils pour aborder le sujet d’un point de vue comptable et budgétiser votre séminaire correctement.

> Allouer un budget à votre séminaire

Bloquer une date pour votre séminaire

Choisir une date pour organiser votre séminaire peut paraître évident et simple mais croyez-nous, c’est souvent plus complexe que vous ne le pensez.

Choisir une date implique de connaître les disponibilités de nombreux paramètres : celles de vos invités, celles de vos lieux de séminaires, celles de vos intervenants ou encore la saison pour les séminaires atypiques qui nécessitent certaines conditions climatiques particulières.

Si vous ne savez pas comment choisir la date de votre séminaire, alors suivez notre guide.

> Choisir la date de votre séminaire

Choisir le lieu de votre séminaire

Choisir un lieu de séminaire est une étape qui concrétise tous vos efforts de réflexion précédents.

Lorsque la salle de séminaire est enfin réservée, c’est généralement à ce moment que la pression commence à monter et que l’organisation à proprement parler est lancée.

Découvrez nos conseils pour choisir votre lieu de séminaire, que vous soyez à la recherche de salles simples pour des séminaires studieux ou de lieux d’exception pour marquer la mémoire de vos convives.

> Choisir le lieu de votre séminaire

Établir le rétroplanning et les tâches de chacun

Si vous ne l’avez pas encore fait, établir un rétroplanning après avoir réservé votre salle est une bonne option. Le rétroplanning permet notamment de clarifier l’intervention de chacun des intervenants ainsi que de visualiser les dates et chemins critiques qui ne peuvent pas être retardés sans mettre votre séminaire en péril.

Le rétroplanning est également idéal pour assigner les tâches de vos équipes et visualiser en un clin d’œil si votre événement est sur les bons rails.

Découvrez notre guide pour vous assister dans l’élaboration de votre rétroplanning afin d’organiser votre séminaire comme de véritables chefs de projet.

> Le rétroplanning pour votre séminaire

Programmer les activités de vos participants

Programmer les activités des participants de votre séminaire est naturel une fois que le rétroplanning a été correctement effectué.

Découvrez nos conseils pour agencer vos intervenants et prestataires afin d’offrir des journées de séminaires fructueuses sans être ni trop remplies ni trop vides pour vos participants.

> Programmer les activités de votre séminaire

Inviter les participants et communiquer sur votre séminaire

Lorsque votre programme est enfin prêt et que les tâches de chacun sont très claires, vous pouvez commencer à inviter vos convives et à communiquer sur votre événement.

Des supports de communication à la gestion des participants, découvrez nos astuces pour gérer l’envoi de vos invitations et la validation de participation de vos invités.

> Les invitations et la communication de votre séminaire

Répétition et gestion des problèmes de dernière minute

Quelques jours avant le jour J, il est de bon ton de répéter l’organisation de votre séminaire avec vos collègues, prestataires et intervenants pour être sûr et certain que chacun a bien compris son rôle et que les différentes étapes s’enchaînent de manière fluide.

Bien sûr, c’est aussi un moment stratégique pour se rendre compte des problèmes de dernière minute à traiter au plus vite.

Toutes nos astuces pour bien répéter votre événement sont dans notre guide.

> Répétition et gestion des problèmes de dernière minute

Communiquer après votre séminaire

Certains séminaires s’accompagnent d’un suivi, que ce soit pour remercier ceux qui ont bien voulu se joindre à votre événement comme pour annoncer une suite pour prolonger ce qui a été abordé.

Voici nos conseils pour communiquer convenablement suite à votre séminaire, quels que soient vos objectifs.

> Communiquer à la suite de votre séminaire