Un séminaire bien organisé est souvent un séminaire qui a été répété minutieusement. Tout comme les spectacles des grands artistes ou de théâtre, certaines scènes de votre séminaire méritent d’être contrôlées, revues voire répétées pour vous assurer que tout se déroule comme prévu le jour J.
Voici comment procéder pour s’assurer que tout soit dans l’ordre dès le premier jour de votre séminaire, sans pour autant tomber dans une paranoïa excessive.
Revoir le rétroplanning régulièrement avant le début du séminaire
La première étape qui doit être répétée tout au long de l’organisation de votre séminaire est de vous référer à son texte saint : le rétroplanning.
Le rétroplanning n’est pas un document à faire une fois puis à ouvrir la veille du jour J. C’est un document de suivi qui doit être ouvert à intervalles réguliers pour vous assurer que tout est en ordre.
Réaliser qu’une tâche importante est un en retard 10 jours avant votre séminaire est un problème. Le réaliser la veille est une catastrophe bien plus à même de vous faire paniquer voire de compromettre la tenue de votre événement.
Si votre séminaire n’est pas très compliqué à organiser ou à suivre, une revue hebdomadaire rapide de votre rétroplanning peut être suffisante.
En revanche, si son organisation requiert de nombreux intervenants, lieux et responsables, il sera sans doute nécessaire de faire des points réguliers qui vont naturellement être de plus en plus fréquents à mesure que la date fatidique approche.
Faire une répétition générale quelques jours avant le jour J
Le rétroplanning est idéal pour vérifier que rien n’a été oublié, mais il ne remplace pas une vraie répétition.
Si vous le pouvez, organisez une version accélérée de votre événement dans le lieu de ce dernier quelques jours avant son lancement. Cette répétition a pour but de synchroniser vos équipes et vos intervenants, de vérifier une dernière fois que le planning est faisable et surtout de vérifier si des choses importantes sont manquantes.
Tout comme les grands événements du monde du divertissement, c’est également l’occasion de tester tout le matériel nécessaire, de vérifier que vos discours, transports et autres animations s’intègrent de manière fluide et que vos prestataires ne sont pas en retard.
La répétition n’a pas besoin d’être de la même durée que votre séminaire. Souvent, quelques heures suffisent à se rendre compte que quelque chose ne va pas.
Gérer les problèmes de dernière minute
Que vous le souhaitiez ou non, l’événementiel possède toujours son lot d’imprévus. Même si vous avez planifié votre séminaire à la seconde près, il est fort probable qu’une ombre vienne tacher le tableau à la dernière minute.
Pour répondre à ces tracas, il est essentiel d’avoir une personne sur place avec la tête froide qui saura trouver des solutions adéquates. Prévoir un budget supplémentaire à sa disposition peut lui faciliter la tâche de manière considérable, et éviter de la mettre dans une position délicate avec des prestataires ou son service comptable.
Si l’organisation de votre séminaire a été correctement effectuée en amont, ces problèmes de dernière minute devraient être très mineurs et avoir peu d’impact sur votre événement.