Qui dit séminaires dit activités. Si vous pensiez que réserver une salle était le plus complexe, planifier comment agencer vos activités pour vos convives risque de vous faire changer d’avis.
Organiser des journées à la fois fructueuses, divertissantes et intéressantes tout en gérant l’intervention de plusieurs intervenants n’est pas de tout repos.
Si vous ne savez pas comment programmer les activités de vos participants pendant votre événement, voici de quoi vous épauler.
Les types d’activités possibles pour votre séminaire
Les activités de séminaire sont nombreuses et dépendent en grande partie des objectifs que vous vous êtes fixés.
Si votre but est de rassembler vos convives dans la bonne humeur, vous aurez sans doute des activités informelles voire divertissantes comme des ateliers de team-building, des jeux par équipe, du sport en plein air ou encore des moments libres de découverte de la ville ou d’une activité particulière.
En revanche, si votre séminaire est davantage tourné vers la recherche de productivité, comme c’est souvent le cas des formations ou des journées d’étude, vous aurez besoin de planifier des moments de relaxation entre vos ateliers pour ne pas surcharger vos convives. De nombreux séminaires possèdent à la fois des activités sérieuses et des activités de détente pour joindre l’utile à l’agréable.
Dans un cas comme dans l’autre, un planning journalier de vos activités sera nécessaire.
Organiser un planning de vos journées de séminaire adapté à vos objectifs
Comme de nombreuses étapes de l’organisation de votre séminaire, votre planning doit avant tout se conformer aux objectifs qui vous poussent à organiser un séminaire.
Lorsque vos objectifs sont clairs, vous pouvez ensuite vous pencher sur la planification des activités en elles-même pour les agencer de manière logique.
Bien délimiter le temps de chaque activité est crucial pour votre planning, notamment si vous naviguez entre plusieurs lieux pour votre séminaire. Si par exemple vous organisez une conférence dans un lieu A et le reste de votre séminaire dans un lieu B, il vous faudra compter la durée de votre conférence, mais aussi les transports de A à B, le temps d’accueillir vos convives ou encore les pauses à effectuer pour ne pas les surcharger.
Personne n’aime les séminaires où les activités s’enchaînent sans avoir le temps de souffler. Il est nécessaire de prévoir des temps de battement pour les petits retards de chaque étape qui tendent inexorablement à s’accumuler.
Tout comme le budget, savoir à l’avance que du temps est prévu pour les imprévus change beaucoup la manière d’appréhender l’organisation le jour J et réduit le stress de tous.
Adapter vos activités aux lieux de séminaires ou l’inverse ?
Dans certains cas, il est possible que vous soyez dans une situation où vous vous demandez où programmer une activité de séminaire.
Il se peut par exemple que votre lieu de séminaire soit un hôtel qui puisse accueillir une conférence mais que la salle ne soit pas idéale, et donc que vous vous demandiez s’il ne serait pas plus judicieux de programmer la conférence dans une salle dédiée.
Ces situations dépendent de nombreux facteurs comme la disponibilité des salles aux alentours, la facilité de transport de vos convives ou encore à quel point votre activité est compatible ou non avec votre lieu.
Il est parfois plus simple d’adapter le lieu à une activité, parfois c’est l’inverse. Organiser un séminaire est souvent une affaire de compromis, et ce ne sont pas les choix d’activités qui viendront changer ce tableau.