Prévoir un budget pour votre séminaire n’est pas l’étape la plus amusante de son organisation, mais elle n’en reste pas moins indispensable.
L’événementiel a un fonctionnement à part qui peut surprendre de nombreuses entreprises. Mieux vaut en être conscient pour ne pas faire de faux pas lors de votre préparation.
Voici ce qu’il faut retenir pour prévoir au plus proche le budget de votre séminaire.
L’importance du budget pour un séminaire
Le budget global de votre séminaire servira à cadrer ce qu’il sera possible de faire ou non. De la salle à louer aux intervenants de votre séminaire en passant par ses prestataires, mobiliers ou encore transports, tout sera d’une manière ou d’une autre régi par le budget total dont vous disposez.
Certaines entreprises préfèrent dépenser leur budget dans des lieux d’exception pour impressionner leurs convives tandis que d’autres privilégient des conférenciers connus qui assurent une certaine visibilité à leur événement. Dans un cas comme dans l’autre, connaître le montant global à votre disposition permet de faire les arbitrages nécessaires pour organiser un événement dont tout le monde se souvient, et ce sans mener l’entreprise à la banqueroute.
Connaître son budget permet également de ne pas perdre de temps dans les négociations avec vos prestataires en allant directement avec ceux que vous pouvez vous permettre, mais aussi pour eux de vous diriger naturellement vers leurs offres qui rentrent dans votre budget.
Le rôle clé de votre trésorerie dans l’organisation de séminaire
Le budget est un point capital de l’organisation de votre séminaire, mais votre trésorerie est également à prendre en compte, et peut ne pas être totalement liée avec votre budget, en particulier si votre activité est saisonnière.
L’organisation d’un événement professionnel est rythmée par les devis, les acomptes et autres arrhes. Malheureusement, il est difficile de dresser un tableau général qui permettrait de prévoir à l’avance ce qu’on va vous demander : chaque prestataire a sa propre politique et ses marges de manœuvres. Il est donc probable que vous deviez régler de nombreux frais bien avant la tenue de votre événement, et d’autres une fois votre événement terminé.
Si votre trésorerie n’est pas toujours favorable, essayez d’étaler les paiements à l’avance pour ne pas avoir à tout régler en pleine période de vaches maigres.
Déterminer un budget prévisionnel pour votre séminaire
Pour prévoir un budget prévisionnel pour votre séminaire, vous pouvez commencer par étudier les prix pratiqués suivant le type de séminaire que vous souhaitez organiser.
Si les données manquent ou sont trop vagues, vous pouvez demander des devis aux prestataires que vous aurez identifiés au préalable suivant les thèmes et formats souhaités.
N’oubliez pas de penser à tous les prestataires, y compris les plus petits, qui même s’ils ne représentent qu’une partie faible de votre budget total, peuvent finir par s’accumuler et faire des gros montants.
Allouer un fond de dépenses imprévues est également une bonne pratique. Même avec les meilleures prévisions du monde, vous aurez toujours des petits détails à régler à la dernière minute, des imprévus ou des oublis.
Avoir des liquidités à disposition pour ces cas de figure, prévu dans le budget à l’avance, simplifie l’organisation et réduit le stress de chacun.