Ça y est. Votre salle de séminaire est réservée, vos activités sont programmées et votre rétroplanning est respecté à la lettre.
Vous êtes à présent prêt pour la suite, c’est-à -dire communiquer autour de votre séminaire, et notamment inviter officiellement vos convives.
Si cette étape peut presque sembler être l’une des étapes finales, attention à ne pas relâcher vos efforts. L’invitation de vos convives peut également être un casse-tête et un bourbier organisationnel si on y est mal préparé.
Voici nos conseils pour ne pas vous faire surprendre.
Prévoir les outils nécessaires pour inviter vos convives
Avant de vous jeter dans le grand bain et d’envoyer un email à tous vos invités, il peut être nécessaire de vous demander si vous avez tout ce qu’il vous faut pour procéder.
Si les invitations de séminaires en petit comité ne sont pas forcément difficiles à gérer, au-delà de 30 personnes, des difficultés peuvent apparaître, et même bien avant cela lorsque vos invités ont des plannings, des contraintes géographiques ou administratives qui nécessitent un peu plus de communication qu’un simple “oui” ou “non”.
Si vous avez de nombreux convives, une solution d’emailing peut par exemple être nécessaire pour envoyer les invitations en masse. Une fois envoyées, vos invités pourront alors s’inscrire sur un lien spécifique ou fournir des détails dans un formulaire ou sur une adresse email prévus à cet effet.
Dans un cas comme dans l’autre, il vous est vivement conseillé de stocker les informations de vos participants dans une solution d’organisation d’événement ou un tableur pour avoir une liste de vos participants claire, et la liste de leurs besoins ou ajustements à prévoir si nécessaire. Par exemple, certains séminaires convient les conjoints de leurs invités, d’autres demandent les allergies ou régimes alimentaires, d’autres nécessitent de gérer des visas particuliers ou bien encore des besoins spécifiques pour les chambres pour les séminaires résidentiels.
Dans l’idéal, ces informations devront être accessibles et centralisées pour qu’elles restent exploitables et réduisent les temps de communication entre vos équipes et vos invités.
Les informations clés de votre séminaire à fournir
Si vous avez passé des semaines voire des mois à organiser votre séminaire, ce n’est souvent pas le cas de vos invités.
Leur fournir les informations clés de votre séminaire est donc primordial pour que ceux-ci en réalisent les enjeux et aient envie d’y participer.
Les dates de séminaire sont bien sûr essentielles. Vos convives doivent pouvoir réserver vos dates de séminaire dans leur agenda ou à défaut décliner votre invitation.
Le lieu de séminaire est aussi indispensable, surtout si ce dernier est hors de leur zone géographique ou qu’il est un des points d’intérêt de votre séminaire. En effet, un lieu de prestige, un lieu au grand air ou dans une région à découvrir peuvent faire une publicité non négligeable à votre événement.
Le planning des activités votre séminaire est idéalement à fournir avec les invitations. Ce dernier permettra à vos convives de visualiser ce qui les attend, et si des activités hors du commun sont prévues, il pourrait même faire office de motivateur au même titre qu’un lieu prestigieux.
Comme nous l’expliquions précédemment, si certaines activités spécifiques sont prévues, il peut être intéressant d’en profiter pour demander à vos convives leurs besoins : régimes alimentaires, incapacités physiques ou encore traitements médicaux.