Établir un rétroplanning est une étape trop souvent ignorée dans l’organisation de séminaires, alors que c’est une des plus cruciales.
Un séminaire ne s’improvise pas et requiert une organisation au millimètre, comme dans l’ensemble de l’événementiel. Le rétroplanning vous donne une ligne directrice, des points de vigilance à surveiller ainsi que les tâches et responsabilités de chacun en un coup d’œil.
Si vous n’avez pas encore de rétroplanning pour votre événement, voici les raisons pour lesquelles vous devriez vous y mettre dès aujourd’hui et comment procéder.
Pourquoi établir un rétroplanning ?
Le rétroplanning permet de visualiser les tâches de chacun et leurs imbrications respectives jusqu’au jour J.
Un rétroplanning offre donc de nombreux avantages.
Il permet tout d’abord de réaliser un suivi de projet avec une vue d’ensemble idéale pour repérer les problèmes.
Il donne une date limite à chaque sous-étape de l’événement et permet de voir en un clin d’œil si une tâche est en retard et donc si la tenue de l’événement est en danger.
Un rétroplanning est aussi idéal pour voir les tâches qui ne peuvent être commencées sans avoir terminé d’autres, c’est-à-dire les tâches les plus à même de mettre en retard l’entièreté du projet.
Assigner les tâches à vos équipes est également simplifié lorsque vous possédez un rétroplanning : les responsabilités de chacun sont clairement établies, les imbrications des tâches également, ce qui permet de gagner du temps dans le lancement du projet et de réduire les communications inutiles.
Un rétroplanning facilement accessible est également idéal pour s’assurer que tout a été établi de manière claire : un document est distribué ou accessible en ligne, ce qui évite les incompréhensions, les prises de notes incomplètes ou les cas de mauvaise communication.
Comment élaborer un rétroplanning de séminaire ?
Établir un rétroplanning pour votre séminaire n’est pas aussi compliqué qu’il n’y paraît. Un séminaire ayant lieu à une date donnée, vous pouvez commencer par régler la date butoir la plus importante avec une certaine facilité.
Ensuite, il vous suffit de remonter le temps jusqu’à aujourd’hui, en listant toutes les tâches qu’il reste à faire et en leur assignant une date maximale respective.
Si la tâche n’est reliée à aucune autre et ne met pas directement le projet en péril, elle se situe sur une ligne qui lui est propre. Si au contraire elle est déterminante dans le succès de votre séminaire et/ou qu’elle est une tâche suivie par de nombreuses autres tâches imbriquées jusqu’à la date butoir, elle est sur le chemin critique de votre projet et mérite une vigilance particulière.
Chaque tâche doit posséder une date de début, une date de fin, et doit être assignée à une personne de manière claire.
De nombreux logiciels et applications en ligne de project management ou d’événementiel peuvent vous aider dans l’établissement de votre rétroplanning : diagramme de Gantt, tableurs ou schémas, il y en a pour tous les goûts.
Les points de vigilance pour votre rétroplanning
Une vigilance particulière doit être observée pour toutes les tâches situées sur le chemin critique de votre événement.
Si l’une d’entre elles est en retard, alors votre événement est compromis. Puisqu’il n’est généralement pas possible de repousser la date d’un séminaire, il est vital de vérifier fréquemment la bonne avancée de ces tâches pour ne pas vous faire surprendre au dernier moment.