Choisir le lieu de votre futur séminaire

Choisir un lieu de séminaire n’est pas toujours simple. Face à l’offre disponible, de nombreux organisateurs se trouvent parfois dans l’embarras lorsqu’il s’agit de jeter leur dévolu sur un lieu ou une salle de séminaire particulière.

Voici notre guide pour vous aider à choisir un lieu de séminaire que vous ne serez pas susceptible de regretter.

Faire une liste des lieux adaptés à vos besoins

Avant de vous lancer aveuglément dans une recherche de lieux où organiser votre prochain séminaire, il est nécessaire de revenir à la liste de vos besoins.

Faites une liste précise des critères indispensables dont vous avez besoin pour sa tenue.

Pour certains séminaires, la capacité d’accueil est déterminante et doit être très précise, pour d’autres ce sont des salles professionnelles en particulier, tandis que le succès de certains séminaires sera impacté par l’équipement de votre lieu, son prestige ou encore ses espaces extérieurs.

En faisant une liste précise de vos besoins incontournables, vous évitez de visiter des lieux qui ne sont pas compatibles avec ce que vous recherchez.

Demander des devis avant de visiter les lieux

Lorsque votre liste de lieux compatibles est enfin prête, vous pouvez vous lancer dans la demande de devis.

La demande de devis est essentielle pour choisir vos lieux puisqu’elle vous permet de filtrer de nouveau ceux qui sont compatibles ou non avec le budget que vous vous êtes fixé ou que vous avez reçu de votre direction.

Certains préfèrent demander des devis après avoir visité les lieux, mais pour beaucoup, demander le devis à l’avance permet de s’épargner des visites de lieux qui sont hors budget.

Si votre budget n’est pas extensible et que vous ne pouvez pas vous permettre de coups de cœur au-delà de certaines limites, alors demander des devis avant de visiter vos futurs lieux de séminaires est sans doute l’option la plus sage.

Visiter les lieux pré-sélectionnés

Lorsque vous avez reçu des devis pour les lieux que vous avez présélectionnés, vous pouvez à présent les comparer convenablement, à la fois sur la base de ce qu’ils ont à offrir et de leur compatibilité avec votre événement, mais aussi en fonction des contraintes de coûts que vous avez.

Même si le choix paraît évident, nous vous conseillons de visiter le lieu avant d’officialiser la validation du devis. Voir en direct le lieu de séminaire permet de se rendre compte de manière précise ce qu’il est possible de faire, ou non, au cours de votre événement.

La visite peut réserver de bonnes comme de mauvaises surprises, donc si vous êtes encore indécis entre plusieurs lieux, ce sera sans doute une étape indispensable.

Si vous vivez dans une région trop éloignée de votre lieu de séminaire ou que vous êtes trop occupé pour visiter plusieurs lieux, vous avez plusieurs options.

La première est d’envoyer une personne de confiance de votre entreprise qui pourra se rendre compte de la réalité du terrain, et éventuellement vous amener des photos et vidéos supplémentaires. Si cela n’est pas possible, vous pouvez directement demander au propriétaire du lieu de vous fournir les détails que vous souhaiteriez voir : des vidéos de certaines salles particulières, les modèles de certains équipements ou encore les mesures qui vous font défaut pour avoir une vue d’ensemble.

Lorsque vous êtes sûr de vous, vous pouvez confirmer les dates et les modalités d’organisation de votre événement avec les propriétaires des lieux ou un tiers de confiance comme l’une des plateformes de location de salles professionnelles.