Organiser un séminaire nécessite avant toute chose de bien définir ses objectifs. Il n’y a pas un type de séminaire qui convient à toutes les entreprises : chacune a ses raisons qui lui sont propres d’organiser un événement et il est donc essentiel d’adapter votre séminaire aux besoins que vous avez.
Découvrons ensemble les différents objectifs pour vos séminaires, l’influence que ceux-ci peuvent avoir sur son organisation et surtout de quelle équipe vous aurez besoin en interne pour mettre en place ces objectifs convenablement.
Les objectifs possibles d’un séminaire
Avant de définir l’objectif que vous avez pour votre séminaire, il est nécessaire de faire un résumé rapide des possibilités.
Certaines entreprises cherchent avant tout à effectuer des séminaires de type studieux : formations, journées d’étude ou encore conférences peuvent être par exemple au programme.
D’autres entreprises cherchent au contraire à rapprocher leurs convives dans un cadre informel comme par exemple pour les team building.
Beaucoup de séminaires ont la double casquette et ont l’ambition d’alterner périodes studieuses et moments de détente. Dans la majorité des cas, les repas, les cocktails et autres soirées sont souvent des moments dédiés à offrir des moments plus informels à vos convives quels que soient les objectifs de votre séminaire.
L’influence des objectifs sur l’organisation de votre séminaire
Définir vos objectifs de séminaire est essentiel pour plusieurs raisons.
L’objectif de votre séminaire va tout d’abord fortement influencer le choix de votre lieu de séminaire. Par exemple, si votre séminaire est avant tout studieux ou professionnel, les lieux les plus professionnels seront naturellement privilégiés : espaces de congrès, maisons de séminaire ou encore hôtels offrant salles de réunion et de conférence.
Les choix de vos intervenants vont aussi naturellement varier en fonction des objectifs de votre séminaire. Un séminaire sérieux n’aura souvent qu’un besoin limité en animations et donc en prestataires externes, tandis qu’un séminaire plus festif en demandera davantage.
La durée de votre séminaire peut elle aussi varier grandement en fonction de vos objectifs. Les séminaires de type formation peuvent par exemple nécessiter plusieurs jours de séminaires tandis que les journées d’étude ou certains team-building peuvent se terminer en une journée.
Les objectifs de votre séminaire peuvent également impacter le budget de manière significative : des activités nombreuses, un cadre luxueux ou un des séminaires de plusieurs jours sont susceptibles de faire grimper la facture rapidement.
L’équipe nécessaire pour définir vos objectifs
Il est souvent judicieux de rassembler une équipe interne pour déterminer les objectifs de votre séminaire.
Suivant vos besoins, l’équipe de vente, de marketing voire la direction peuvent vous aider à dessiner les contours de votre futur événement suivant les besoins identifiés pour vos équipes, vos clients ou les deux.
Si la définition de vos objectifs est une étape particulièrement stratégique, recevoir des retours de vos équipes opérationnelles peut également s’avérer être une aide précieuse pour rassembler les ressentis du terrain et donc avoir une idée encore plus précise des besoins réels.
Une personne chargée des finances comme un directeur financier ou un comptable peut également être conviée dès la définition des objectifs afin de ne pas s’éparpiller dans des options qui seraient d’emblée hors budget.